Welcome to my blog

Hidup bukanlah untuk diratapi tetapi harus dijalani, bila tak bisa kau dapatkan kebahagiaan dalam satu sisi, carilah bahagiamu dalam sisi lainnya. Seperti mata uang yang berbeda sisi, nilainya sama.

Friday, 6 February 2015

Perilaku dalam Organisasi Sistem Pengendalian Manajemen

File Tugas Pak Wakhdan : Edisi Cuci Gudang pasca wisuda


PERILAKU DALAM ORGANISASI SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN
 KESELARASAN TUJUAN
Tujuan utama dari sistem pengendalian manajemen adalah memastikan (sejauh mungkin) tingkat “keselaran tujuan (goal congruence)” yang tinggi. Dalam proses yang sejajar dengan kepentingan pribadi mereka sendiri, yang sekaligus juga merupakan kepentingan perusahaan.
Manajemen senior menginginkan agar organisasi mencapai tujuan organisasi. Tetapi anggota individual organisasi mempunyai tujuan pribadi masing-masing yang tidak selalu konsisten dengan tujuan organisasi. Dengan demikian, tujuan utama dari sistem pengendalian manajemen adalah memastikan tingkat keselarasan tujuan yang tinggi. Sistem pengendalian yang memadai setidaknya tidak akan mendorong individu untuk bertindak melawan kepentingan organisasi. Misalnya, bila sistem menekankan pada pengurangan biaya dan manajer merespons dengan cara mengurangi biaya dalam unit nya sendiri dengan cara mengalokasikan jumlah yang lebih besar ke unit lain, maka manajer telah termotivasi, tetapi kea rah yang keliru.
Dalam memgevaluasi praktik pengendalian manajemen, ada dua pertanyaan penting yang diajukan:
1.      Tindakan apa yang memotivasi orang untuk bertindak demi kepentingan diri mereka sendiri?
2.      Apakah tindakan-tindakan ini sesuai dengan kepentingan organisasi tersebut?
  
FAKTOR-FAKTOR INFORMAL YANG MEMPENGARUHI KESELARASAN TUJUAN
Baik sistem formal maupun proses informal mempengaruhi perilaku manusia dalam organisasi perusahaan, konsekuensinya, kedua hal tersebut akan berpengaruh pada tingkat pencapaian keselarasan tujuan. Namun hal yang juga untuk diperhatikan oleh para perancang sistem pengendalian formal adalah aspek-aspek yang berkaitan dengan proses informal, seperti etos kerja, gaya manajemen, dan budaya yang melingkupi, karena untuk menjalankan strategi organisasi secara efektif mekanisme formal harus berjalan seiring dengan mekanisme informal. Oleh karena itu, sebelum sistem formal didiskusikan, akan diuraikan faktor-faktor informal, baik yang bersifat internal maupun eksternal, yang memainkan peranan kunci dalam rangka meraih keselasan dengan tujuan perusahaan.
Faktor-faktor Eksternal
Faktor-faktor eksternal adalah norma-norma mengenai perilaku yang diharapkan dalam masyarakat, di mana organisasi menjadi bagiannya. Norma-norma ini mencakup sikap, yang secara kolektif sering juga disebut etos kerja, yang diwujudkan melalui loyalitas pegawai terhadap organisasi, keuletan, semangat, dan kebanggan yang dimiliki oleh pegawai dalam menjalankan tugas secara tepat waktu. Beberapa sikap di atas bersifat lokal-yaitu spesifik untuk kota atau wilayah di mana organisasi beroperasi.
Faktor-faktor Internal
1.      Budaya
Faktor internal yang terpenting adalah budaya di dalam organisasi itu sendiri, yang meliputi keyakinan bersama, nilai-nilai hidup yang dianut, norma-norma perilaku serta asumsi-asumsi yang implisit diterima dan secara eksplisit dimanifestasikan di seluruh jajaran organisasi. Norma-norma budaya sangatlah penting karena hal tersebut bisa menjelaskan mengapa dua perusahaan dengan sistem pengendalian manajemen formal yang sama, bervariasi dalam hal pengendalian actual.
2.      Gaya Manajemen
Faktor internal yang barangkali memiliki dampak yang paling kuat terhadap pengendalian manajemen adalah gaya manajemen. Biasanya, sikap-sikap bawahan mencerminkan aoa yang mereka anggap sebagai sikap atasan mereka, dan sikap para atasan itu pada akhirnya berpijak pada apa yang menjadi sikap CEO. Para manajer memiliki kualitas dan gaya yang beragam. Beberapa diantaranya memilki kharisma dan ramah; sementara yang lain ada yang bergaya agak santai. Ada manajer yang banyak melewatkan waktunya dengan melihat-lihat dan berbicara pada banyak orang manajemen dengan cara berkeliling (management by walking around); sementara ada juga manajer yang menyibukkan dirinya dengan menulis laporan.
3.      Organisasi Informal
Garis-garis dalam bagan organisasi menggambarkan hubungan-hubungan formal yaitu, pemegang otoritas resmi dan bertanggung jawab dari setiap manajer. Kenyataan-kenyataan yang ditemui selama berlangsungnya proses pengendalian  manajemen tidak bisa dipahami tanpa mengenali arti penting dari hubungan-hubungan yang menyusun di organisasi yang bersifat informal.
4.      Persepsi dan Komunikasi
Dalam upaya meraih tujuan-tujuan organisasi, para manajer operasi harus mengetahui tujuan dan tindakan-tindakan yang harus diambil untuk mencapainya. Mereka menyerap informasi ini dari berbagai jalur, baik itu jalur formal (seperti anggaran dan dokumen-dokumen resmi lainnya) ataupun jalur informal (seperti dari bahan obrolan yang tidak resmi).
Pesan-pesan yang diserap dari berbagai sumber ini bisa jadi bertentangan satu sama lain, atau bahkan memiliki interpretasi yang sangat beragam. Maka komunikasi perlu dibangun menyamakan persepsi.
 SISTEM PENGENDALIAN FORMAL
Pengaruh besar lainnya adalah sistem yang bersifat formal. Sistem ini bisa kita klasifikasikan ke dalam dua jenis: (1) sistem pengendalian manajemen itu sendiri dan (2) aturan-aturan.
Aturan-aturan
Kita menggunakan istilah :aturan-aturan sebagai seperangkat tulisan yang memuat semua jenis instuksi dan pengendalian, termasuk di dalamnya adalah instruksi-instruksi jabatan, pembagian kerja, prosedur standar operasi, panduan-panduan, dan tuntunan-tuntunan etis.
Beberapa jenis aturan bisa dilihat di bawah ini :
1.      Pengendalian Fisik
Penjaga keamanan, gudang-gudang yang terkunci, ruangan besi, passwords komputer, televise pengawas, dan pengendalian fisik lainnya merupakan bagian dari struktur pengendalian.
2.      Manual
Ada banyak pertimbangan untuk memutuskan aturan-aturan mana yang harus dituliskan ke dalam panduan, mana yang mesti diklasifikasikan sebagai pedoman, seberapa banyak toleransi yang diperbolehkan dan beberapa pertimbangan lainnya. Manual dalam organisasi birokratis jauh lebih rinci dibandingkan dengan aturan organisasi lain. Organisasi besar memilki panduan dan aturan yang lebih banyak dibandingkan dengan organisasi-organisasi lain yang lebih kecil. Organisasi yang tersentralisasi memiliki banyak aturan dibandingkan dengan organisasi yang terdesentralisasi. Dan yang terakhir, organisasi memiliki unit-unit yang tersebar secara geografis (seperti jaringan restoran cepat saji) mempunyai lebih banyak aturan dibandingkan dengan organisasi yang terpusat secara geografis.
3.      Pengamanan Sistem
Berbagai pengamanan sistem di rancang ke dalam sistem pemrosesan informasi untuk menjamin agar informasi yang mengalir melalui sistem itu akan bersifat akurat dan untuk mencegah kecurangan. Hal ini meliputi: pemeriksaan silang secara terinci; pembubuhan tanda tangan dan bukti-bukti lain bahwa sebuah transaksi telah dijalankan; melakukan pemilihan; menghitung uang yang ada dan aktiva-aktiva yang mudah di bawa sesering mungkin; serta sejumlah prosedur lain. Hal tersebut juga mencakup pengecekan sistem yang dilakukan oleh auditor internal dan eksternal.


4.      Sistem Pnegendalian Tugas
Pengendalian tugas didefinisikan sebagai proses untuk menjamin bahwa tugas-tugas tertentu dijalankan secara efektif dan efisisen. Kebanyakan dari tugas-tugas itu dikendalikan melalui peraturan-peraturan. Jika sebuah tugas dijalankan menggunakan mesin otomatis, maka sistem otomatis itu sendiri akan menyediakan pengendalian.
 Proses Kendali Secara Formal
Suatu perencaan strategis akan melaksanakan tujuan dan strategi organisasi. Seluruh informasi yang tersedia dipergunakan untuk membuat perencanaan ini. Perencanaan strategis tersebut kemudian di konversi menjadi anggaran tahunan yang fokus pada pendapatan dan belanja yang direncanakan untuk masing-masing pusat tanggung jawab. Pusat tanggung jawab ini juga dituntun oleh aturan-aturan dan infornasi formal lain. Pusat tanggung jawab menjalankan operasi-operasi yang ditugaskan, dan hasilnya kemudian di nilai dan dilaporkan. Hasil-hasil aktual kemudian dibandingkan dengan anggaran untuk menentukan apakah kinerjanya memuaskan atau tidak.
 JENIS-JENIS ORGANISASI
Strategi suatu perusahaan memiliki pengaruh yang besar terhadap strukturnya. Pada gilirannya, jenis struktur akan mempengaruhi rancangan sistem pengendalian manajemen organisasi. Meskipun kualitas dan ukuran organisasi itu sangat beragam, setidaknya organisasi bisa dikelompokkan ke dalam tiga kategori umum :
1.      Stuktur fungsional, di dalamnya setiap manajer bertanggung jawab atas fungi-fungsi yang terspesialisasi seperti produksi atau pemasaran.
2.      Struktur unit bisnis, di dalamnya para unit manager bertanggung jawab atas aktivitas-aktivitas dari masing-masing unit, dan unit bisnis berfungsi sebagai bagian independen dari perusahaan.
3.      Struktur matriks, di dalamnya unit-unit fungsional memiliki tanggung jawab ganda.
 Organisasi-organisasi fungsional
Alasan dibalik bentuk organisasi fungsional melibatkan gagasan mengenai seorang manajer yang membawa pengetahuan khusus untuk mengambil keputusan yang berkaitan dengan fungsi spesifik, yang berlawanan dengan manajer umum yang kurang memilki pengetahuan khusus. Seorang manajer pemasaran dan seorang manajer produksi yang terampil kemungkinan besar akan mampu mengambil keputusan yang lebih baik di bandingkan dengan seorang manajer yang bertanggung jawab atas kedua bidang itu sekaligus. Lebih lanjut lagi, seorang spesialis yang terampil harus mampu melakukan supervisi atas para buruh yang bekerja dalam bidang yang sama secara lebih baik dibandingkan dengan seorang manajer generalis. Oleh karena itu, keuntungan terpenting dari struktur fungsional adalah efisiensi.
Ada sejumlah kelemahan pada struktur fungsional. Pertama, dalam sebuah organisasi fungsional terdapat ketidakjelasan dalam menentukan efektivitas manajer fungsional secara terpisah (seperti manajer produksi dan manajer pemasaran) karena tiap fungsi tersebut sama-sama memberikan kontribusi pada hasil akhir. Oleh karena itu, tidak ada cara untuk menentukan bagian dari laba yang dihasilkan masing-masing fungsi.
Kedua, jika organisasi, terdiri dari beberapa manajer yang bekerja dalam satu fungsi yang melapor ke beberapa manajer pada tingkat yang lebih tinggi dari fungsi tersebut, maka perselisihan antar para manajer dari fungsi-fungsi berbeda hanya dapat diselesaikan di tingkat atas, meskipun perselisihan itu berasal dari tingkatan organisasi yang lebih rendah.
Ketiga, struktur fungsional tidak memadai untuk diterapkan pada sebuah perusahaan dengan produk dan pasar yang beragam.
Unit-unit Bisnis
Bentuk organisasi unit bisnis dari organisasi dirancang untuk menyelesaikan masalah-masalah yang terdapat pada struktur fungsional. Suatu unit bisnis, yang juga disebut sebagai divisi, bertanggung jawab atas seluruh fungsi yang ada dalam produksi dan pemasaran sebuah produk. Unit bisnis tersebut bertanggung jawab untuk melakukan perencanaan dan koordinasi kerja dari berbagai fungsi yang terpisah.
Implikasi terhadap Rancangan Sistem
Jika kemudahan dalam pengendalian merupakan satu-satunya kriteria, maka semua perusahaan akan diorganisasikan ke dalam unit-unit bisnis. Hal ini disebabkan karena dala organisasi unit bisnis, setiap manajer unit harus bertanggung jawab untuk meningkatkan kemampuan setiap produk yang dihasilkan oleh unitnya guna menghasilkan laba, melakukan perencanaan, mengkoordinasikan, dan mengendalikan elemen-elemen yang berpengaruh pada kemampuan itu.
 FUNGSI KONTROLER
Orang yang bertanggung jawab dalam merancang dan mengoperasikan sistem pengendalian manajemen disebut sebagai seorang kontroler. Sebenarnya, di banyak organisasi, jabatan orang ini adalah chief financial officer (CFO).
Kontroler biasanya menjalankan fungsi-fungsi  sebagai berikut:
1.         Merancang dan mengoperasikan informasi serta sistem pengendalian.
2.         Menyiapkan pernyataan keuangan dan laporan keuangan (termasuk pengembalian pajak) kepada para pemegang saham dan pihak-pihak eksternal lainnya.
3.         Menyiapkan dan menganalisis laporan kinerja, menginterpretasikan laporan-laporan ini untuk para manajer, menganalisis program dan proposal-proposal anggaran dari berbagai segmen perusahaan serta mengkonsolidasikannya ke dalam anggaran tahunan secara keseluruhan.
4.         Melakukan supervisi audit internal dan mencatat prosedur-prosedur pengendalian untuk menjamin validitas informasi, menetapkan pengamanan yang memadai terhadap pencurian dan kecurangan serta menjalankan audit operasional.
5.         Mengembangkan personel dalam organisasi pengendali dan berpartisipasi dalam pendidikan personel manajemen dalam kaitannya dengan fungsi pengendali.
Relasi ke Jajaran Organisasi
Fungsi pengendalian adalah fungsi staf. Meskipun seorang kontroler biasanya bertanggung jawab untuk merancang maupun mengoperasikan sistem yang mengumpulkan dan melaporkan informasi, pemanfaatan informasi ini adalah tanggung jawab jajaran manajemen.
Kontroler tidak membuat ataupun mendorong pihak manajemen untuk mengambil keputusan. Tanggung jawab untuk menjalankan pengendalian sesungguhnya berasal dari CEO lalu turun  ke bawah  melalui jalur organisasi.
Kontroler Unit Bisnis
Para kontroler unit bisnis mau tidak mau telah membagi loyalitas mereka. Pada satu sisi, mereka berutang kesetiaan pada kontroler, korporat, yang memegang tanggung jawab operasi sistem pengendalian secara keseluruhan. Disisi lain, mereka juga berutang kesetian pada para manajer di unit mereka, yaitu pihak kepada siapa mereka memberikan bantuan.

SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN (ACTION CONTROL)

Action control merupakan pengendalian yang kita lakukan dari awal proses hingga akhir suatu proses dalam kegiatan suatu organisasi, agar proses yang sedang berlangsung sesuai dengan aturan atau ketentuan yang berlaku. Dengan adanya kontrol terhadap tindakan, maka diharapkan segala aktivitas yang dilakukan perusahaan dapat mengarahkan perusahaan pada pencapaian tujuan.
Action control berfokus pada proses bagaimana cara untuk melakukan pencapaian tujuan, sedangkan result control (pengendalian yang dibahas pada artikel sebelumnya) lebih berfokus kepada hasil akhir. Untuk lebih memudahkan, berikut ilustrasinya:
Salesman A diberikan target untuk mencapai omset 1M dalam waktu 1 tahun. Bila kita hanya menggunakan result control, maka yang kita lihat adalah apakah salesman A dapat mencapai omset 1M tersebut. Namun, bila kita kombinasikan dengan Action control, maka tidak hanya melihat hasil akhir saja melainkan kita juga akan mengendalikan cara yang dilakukan oleh salesman A dalam pencapaian omset tersebut.
Action Control terdiri dari empat bentuk dasar:
1. Behavioral Constraint
Pembatasan perilaku ini dapat diterapkan secara fisik maupun secara administratif. Banyak badan usaha menggunakan beberapa bentuk dari pembatas fisik, termasuk kata sandi pada komputer, dan batas akses terhadap suatu area di mana barang berharga dan informasi penting disimpan.
Secara administratif, dapat dilakukan dengan cara melakukan pemisahan fungsi. Contohnya saja, pemisahan fungsi antara bagian salesman dengan bagian piutang. Dengan adanya pemisahan antara bagian salesman dengan bagian piutang, maka bagian salesman tidak dapat melakukan penjualan secara kredit apabila limit piutang dari customer telah melebihi kebijakan yang ditentukan oleh perusahaan. Hal ini seringkali dilakukan oleh salesman apabila mereka ingin mencapai target omset yang ditetapkan sehingga melupakan batasan-batasan yang seharusnya telah diterapkan oleh perusahaan.

2. Preaction Reviews
Preaction reviews merupakan peninjauan kembali terhadap rencana sebelum sebuah rencana mulai dilaksanakan. Pengendalian ini membutuhkan komunikasi dua arah antara atasan dan para bawahannya. Setiap akan melakukan aktivitas, para atasan akan memantau apa yang akan dilakukan dan memberikan masukan apabila ada yang kurang.
Contoh sederhana dalam pengendalian ini adalah ketika para salesman akan melakukan tugas keliling untuk mencari order. Para salesman diharuskan membuat rencana kunjungan kepada calon customer yang akan ditemui. Rencana ini akan diberikan kepada atasan sebelum mereka melakukan perjalanan keliling mencari customer. Atasan akan mengevaluasi, memberikan masukan, dan berdiskusi dengan para salesman mengenai rencana yang akan mereka lakukan.
Proses mengevaluasi rencana, memberikan masukan kepada salesman itulah yang disebut preaction reviews. Dengan proses demikian, atasan akan mengetahui dengan cepat apabila ada keterbatasan yang dimiliki oleh para bawahannya sehingga atasan dapat membuat rencana untuk melakukan training.
3. Action Accountability
Cara pengendalian ini adalah membuat kesepakatan atau aturan dalam organisasi bahwa seseorang harus bertanggungjawab atas hal-hal yang telah ditetapkan. Hal ini dilakukan ada yang bertanggung jawab terhadap fungsi tertentu dan memastikan proses yang dilakukan berjalan sesuai dengan yang diharapkan oleh perusahaan. Langkah – langkah yang dilakukan untuk menerapkan pengendalian ini adalah:
  • Mendefinisikan dengan jelas tindakan apa yang dapat diterima oleh perusahaan dan tidak dapat diterima oleh perusahaan.
Dalam mendefiniskan hal ini, dilakukan dengan jelas agar tidak terjadi hal-hal yang ambigu di kemudian hari. Sebagai contoh: perhitungan omset tiap salesman. Omset salesman hanya dapat dihitung apabila customer melakukan pembayaran pada perusahaan dengan diperkuat adanya bukti penerimaan uang dari kasir. Untuk customer melakukan pembelian secara kredit, maka omset tidak dihitung pada saat customer melakukan pembelian, melainkan pada saat pembayaran. Apabila ada retur yang dilakukan oleh customer bukan karena kesalahan pihak perusahaan (contoh kesalahan pihak perusahaan: barang cacat), maka omset dari salesman akan dihitung secara netto yaitu jumlah penjualan dikurangi dengan retur.
  • Mengkomunikasikan hal tersebut kepada seluruh elemen perusahaan.
Setelah mendefiniskan tindakan apa yang dapat diterima oleh perusahaan dan apa yang tidak, maka hal ini harus dikomunikasikan kepada pihak yang terkait secara tertulis dan disosialisasikan.
  • Observasi atau pelacakan tentang apa yang sebenarnya terjadi.
Hal ini dilakukan setiap saat apabila pada saat berlangsungnya sebuah kegiatan, ada masalah atau kendala yang dihadapi. Langkah ini juga dapat dilakukan sebagai proses pengendalian secara berkala. Sebagai contoh, bagian Internal Audit akan melakukan pengecekan apakah prosedur penjualan sesuai dengan SOP yang sudah disepakati atau tidak. Apakah ada yang dilanggar oleh para salesman? Apabila iya, mengapa itu dilanggar? Proses observasi ini akan berguna untuk perbaikan pengendalian dari perusahaan.
  • Pemberian reward atas tindakan baik yang dilakukan oleh karyawan dan punishment atas tindakan karyawan yang tidak benar.
4. Redundancy
Redudancy adalah pengendalian yang dilakukan apabila ada keraguan dari atasan untuk menyerahkan sebuah tugas kepada salah satu karyawan, sehingga untuk mengatasi hal ini atasan akan memberikan pekerjaan yang sama kepada dua/lebih orang. Redudancy ini biasa dilakukan oleh perusahaan ketika ada staff baru yang masuk. Ketika para staff baru masuk, biasanya akan ada senior yang mendampingi. Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa pekerjaan yang dikerjakan oleh staff baru tersebut dapat terlaksana dengan baik.
Bentuk pengendalian yang ada, tidak dapat berdiri sendiri-sendiri melainkan harus dikombinasikan agar menjadi sebuah pengendalian yang benar-benar dapat mengendalikan sumber daya manusia yang ada di perusahaan. Pada artikel berikutnya akan dijelaskan pengendalian yang terakhir, yaitu: Personnel dan Cultural control dimana akan dibahas mengenai pengendalian secara personal dan pengendalian bersama yang diciptakan melalui budaya perusahaan.

1 comment:

  1. FBS Indonesia – FBS ASIAN adalah salah satu Group Broker Forex Trading FBS Markets Inc
    yang ada di ASIA dimana kami adalah online support partner fbs perwakilan yang sah dipercayakan oleh perusahaan FBS untuk melayani semua klien fbs
    di asia serta fbs yang ada di indonesia.
    -----------------
    Kelebihan Broker Forex FBS
    1. FBS MEMBERIKAN BONUS DEPOSIT HINGGA 100% SETIAP DEPOSIT ANDA
    2. FBS MEMBERIKAN BONUS 5 USD HADIAH PEMBUKAAN AKUN
    3. SPREAD FBS 0 UNTUK AKUN ZERO SPREAD
    4. GARANSI KEHILANGAN DANA DEPOSIT HINGGA 100%
    5. DEPOSIT DAN PENARIKAN DANA MELALUI BANK LOKAL Indonesia dan banyak lagi yang lainya
    Buka akun anda di fbsasian.com.
    -----------------
    Jika membutuhkan bantuan hubungi kami melalui :
    Tlp : 085364558922
    BBM : fbs2009

    ReplyDelete