PERILAKU DALAM ORGANISASI SISTEM
PENGENDALIAN MANAJEMEN
KESELARASAN
TUJUAN
Tujuan
utama dari sistem pengendalian manajemen adalah memastikan (sejauh mungkin)
tingkat “keselaran tujuan (goal congruence)” yang tinggi. Dalam proses yang
sejajar dengan kepentingan pribadi mereka sendiri, yang sekaligus juga
merupakan kepentingan perusahaan.
Manajemen
senior menginginkan agar organisasi mencapai tujuan organisasi. Tetapi anggota
individual organisasi mempunyai tujuan pribadi masing-masing yang tidak selalu
konsisten dengan tujuan organisasi. Dengan demikian, tujuan utama dari sistem
pengendalian manajemen adalah memastikan tingkat keselarasan tujuan yang
tinggi. Sistem pengendalian yang memadai setidaknya tidak akan mendorong
individu untuk bertindak melawan kepentingan organisasi. Misalnya, bila sistem
menekankan pada pengurangan biaya dan manajer merespons dengan cara mengurangi
biaya dalam unit nya sendiri dengan cara mengalokasikan jumlah yang lebih besar
ke unit lain, maka manajer telah termotivasi, tetapi kea rah yang keliru.
Dalam
memgevaluasi praktik pengendalian manajemen, ada dua pertanyaan penting yang
diajukan:
1.
Tindakan apa yang memotivasi orang untuk bertindak demi kepentingan diri mereka
sendiri?
2.
Apakah tindakan-tindakan ini sesuai dengan kepentingan organisasi tersebut?
FAKTOR-FAKTOR INFORMAL YANG MEMPENGARUHI KESELARASAN TUJUAN
Baik
sistem formal maupun proses informal mempengaruhi perilaku manusia dalam
organisasi perusahaan, konsekuensinya, kedua hal tersebut akan berpengaruh pada
tingkat pencapaian keselarasan tujuan. Namun hal yang juga untuk diperhatikan
oleh para perancang sistem pengendalian formal adalah aspek-aspek yang
berkaitan dengan proses informal, seperti etos kerja, gaya manajemen, dan
budaya yang melingkupi, karena untuk menjalankan strategi organisasi secara
efektif mekanisme formal harus berjalan seiring dengan mekanisme informal. Oleh
karena itu, sebelum sistem formal didiskusikan, akan diuraikan faktor-faktor
informal, baik yang bersifat internal maupun eksternal, yang memainkan peranan
kunci dalam rangka meraih keselasan dengan tujuan perusahaan.
Faktor-faktor Eksternal
Faktor-faktor
eksternal adalah norma-norma mengenai perilaku yang diharapkan dalam
masyarakat, di mana organisasi menjadi bagiannya. Norma-norma ini mencakup
sikap, yang secara kolektif sering juga disebut etos kerja, yang diwujudkan
melalui loyalitas pegawai terhadap organisasi, keuletan, semangat, dan
kebanggan yang dimiliki oleh pegawai dalam menjalankan tugas secara tepat
waktu. Beberapa sikap di atas bersifat lokal-yaitu spesifik untuk kota atau
wilayah di mana organisasi beroperasi.
Faktor-faktor Internal
1. Budaya
Faktor
internal yang terpenting adalah budaya di dalam organisasi itu sendiri, yang
meliputi keyakinan bersama, nilai-nilai hidup yang dianut, norma-norma perilaku
serta asumsi-asumsi yang implisit diterima dan secara eksplisit
dimanifestasikan di seluruh jajaran organisasi. Norma-norma budaya sangatlah
penting karena hal tersebut bisa menjelaskan mengapa dua perusahaan dengan
sistem pengendalian manajemen formal yang sama, bervariasi dalam hal
pengendalian actual.
2. Gaya Manajemen
Faktor
internal yang barangkali memiliki dampak yang paling kuat terhadap pengendalian
manajemen adalah gaya manajemen. Biasanya, sikap-sikap bawahan mencerminkan aoa
yang mereka anggap sebagai sikap atasan mereka, dan sikap para atasan itu pada
akhirnya berpijak pada apa yang menjadi sikap CEO. Para manajer memiliki
kualitas dan gaya yang beragam. Beberapa diantaranya memilki kharisma dan
ramah; sementara yang lain ada yang bergaya agak santai. Ada manajer yang
banyak melewatkan waktunya dengan melihat-lihat dan berbicara pada banyak orang
manajemen dengan cara berkeliling (management by walking around); sementara ada
juga manajer yang menyibukkan dirinya dengan menulis laporan.
3. Organisasi Informal
Garis-garis
dalam bagan organisasi menggambarkan hubungan-hubungan formal yaitu, pemegang
otoritas resmi dan bertanggung jawab dari setiap manajer. Kenyataan-kenyataan
yang ditemui selama berlangsungnya proses pengendalian manajemen tidak
bisa dipahami tanpa mengenali arti penting dari hubungan-hubungan yang menyusun
di organisasi yang bersifat informal.
4. Persepsi dan Komunikasi
Dalam
upaya meraih tujuan-tujuan organisasi, para manajer operasi harus mengetahui
tujuan dan tindakan-tindakan yang harus diambil untuk mencapainya. Mereka
menyerap informasi ini dari berbagai jalur, baik itu jalur formal (seperti
anggaran dan dokumen-dokumen resmi lainnya) ataupun jalur informal (seperti
dari bahan obrolan yang tidak resmi).
Pesan-pesan
yang diserap dari berbagai sumber ini bisa jadi bertentangan satu sama lain,
atau bahkan memiliki interpretasi yang sangat beragam. Maka komunikasi perlu
dibangun menyamakan persepsi.
SISTEM
PENGENDALIAN FORMAL
Pengaruh
besar lainnya adalah sistem yang bersifat formal. Sistem ini bisa kita
klasifikasikan ke dalam dua jenis: (1) sistem pengendalian manajemen itu
sendiri dan (2) aturan-aturan.
Aturan-aturan
Kita
menggunakan istilah :aturan-aturan sebagai seperangkat tulisan yang memuat
semua jenis instuksi dan pengendalian, termasuk di dalamnya adalah
instruksi-instruksi jabatan, pembagian kerja, prosedur standar operasi,
panduan-panduan, dan tuntunan-tuntunan etis.
Beberapa
jenis aturan bisa dilihat di bawah ini :
1. Pengendalian Fisik
Penjaga
keamanan, gudang-gudang yang terkunci, ruangan besi, passwords komputer,
televise pengawas, dan pengendalian fisik lainnya merupakan bagian dari
struktur pengendalian.
2. Manual
Ada
banyak pertimbangan untuk memutuskan aturan-aturan mana yang harus dituliskan
ke dalam panduan, mana yang mesti diklasifikasikan sebagai pedoman, seberapa
banyak toleransi yang diperbolehkan dan beberapa pertimbangan lainnya. Manual
dalam organisasi birokratis jauh lebih rinci dibandingkan dengan aturan
organisasi lain. Organisasi besar memilki panduan dan aturan yang lebih banyak
dibandingkan dengan organisasi-organisasi lain yang lebih kecil. Organisasi
yang tersentralisasi memiliki banyak aturan dibandingkan dengan organisasi yang
terdesentralisasi. Dan yang terakhir, organisasi memiliki unit-unit yang
tersebar secara geografis (seperti jaringan restoran cepat saji) mempunyai
lebih banyak aturan dibandingkan dengan organisasi yang terpusat secara
geografis.
3. Pengamanan Sistem
Berbagai
pengamanan sistem di rancang ke dalam sistem pemrosesan informasi untuk
menjamin agar informasi yang mengalir melalui sistem itu akan bersifat akurat
dan untuk mencegah kecurangan. Hal ini meliputi: pemeriksaan silang secara
terinci; pembubuhan tanda tangan dan bukti-bukti lain bahwa sebuah transaksi
telah dijalankan; melakukan pemilihan; menghitung uang yang ada dan
aktiva-aktiva yang mudah di bawa sesering mungkin; serta sejumlah prosedur
lain. Hal tersebut juga mencakup pengecekan sistem yang dilakukan oleh auditor
internal dan eksternal.
4. Sistem Pnegendalian Tugas
Pengendalian
tugas didefinisikan sebagai proses untuk menjamin bahwa tugas-tugas tertentu
dijalankan secara efektif dan efisisen. Kebanyakan dari tugas-tugas itu
dikendalikan melalui peraturan-peraturan. Jika sebuah tugas dijalankan
menggunakan mesin otomatis, maka sistem otomatis itu sendiri akan menyediakan
pengendalian.
Proses
Kendali Secara Formal
Suatu
perencaan strategis akan melaksanakan tujuan dan strategi organisasi. Seluruh
informasi yang tersedia dipergunakan untuk membuat perencanaan ini. Perencanaan
strategis tersebut kemudian di konversi menjadi anggaran tahunan yang fokus
pada pendapatan dan belanja yang direncanakan untuk masing-masing pusat
tanggung jawab. Pusat tanggung jawab ini juga dituntun oleh aturan-aturan dan
infornasi formal lain. Pusat tanggung jawab menjalankan operasi-operasi yang
ditugaskan, dan hasilnya kemudian di nilai dan dilaporkan. Hasil-hasil aktual
kemudian dibandingkan dengan anggaran untuk menentukan apakah kinerjanya
memuaskan atau tidak.
JENIS-JENIS
ORGANISASI
Strategi
suatu perusahaan memiliki pengaruh yang besar terhadap strukturnya. Pada
gilirannya, jenis struktur akan mempengaruhi rancangan sistem pengendalian
manajemen organisasi. Meskipun kualitas dan ukuran organisasi itu sangat
beragam, setidaknya organisasi bisa dikelompokkan ke dalam tiga kategori umum :
1.
Stuktur fungsional, di dalamnya setiap manajer bertanggung jawab atas
fungi-fungsi yang terspesialisasi seperti produksi atau pemasaran.
2.
Struktur unit bisnis, di dalamnya para unit manager bertanggung jawab atas
aktivitas-aktivitas dari masing-masing unit, dan unit bisnis berfungsi sebagai
bagian independen dari perusahaan.
3.
Struktur matriks, di dalamnya unit-unit fungsional memiliki tanggung jawab
ganda.
Organisasi-organisasi
fungsional
Alasan
dibalik bentuk organisasi fungsional melibatkan gagasan mengenai seorang
manajer yang membawa pengetahuan khusus untuk mengambil keputusan yang
berkaitan dengan fungsi spesifik, yang berlawanan dengan manajer umum yang
kurang memilki pengetahuan khusus. Seorang manajer pemasaran dan seorang
manajer produksi yang terampil kemungkinan besar akan mampu mengambil keputusan
yang lebih baik di bandingkan dengan seorang manajer yang bertanggung jawab
atas kedua bidang itu sekaligus. Lebih lanjut lagi, seorang spesialis yang
terampil harus mampu melakukan supervisi atas para buruh yang bekerja dalam
bidang yang sama secara lebih baik dibandingkan dengan seorang manajer
generalis. Oleh karena itu, keuntungan terpenting dari struktur fungsional
adalah efisiensi.
Ada
sejumlah kelemahan pada struktur fungsional. Pertama, dalam sebuah organisasi
fungsional terdapat ketidakjelasan dalam menentukan efektivitas manajer
fungsional secara terpisah (seperti manajer produksi dan manajer pemasaran)
karena tiap fungsi tersebut sama-sama memberikan kontribusi pada hasil akhir.
Oleh karena itu, tidak ada cara untuk menentukan bagian dari laba yang
dihasilkan masing-masing fungsi.
Kedua,
jika organisasi, terdiri dari beberapa manajer yang bekerja dalam satu fungsi
yang melapor ke beberapa manajer pada tingkat yang lebih tinggi dari fungsi
tersebut, maka perselisihan antar para manajer dari fungsi-fungsi berbeda hanya
dapat diselesaikan di tingkat atas, meskipun perselisihan itu berasal dari
tingkatan organisasi yang lebih rendah.
Ketiga,
struktur fungsional tidak memadai untuk diterapkan pada sebuah perusahaan
dengan produk dan pasar yang beragam.
Unit-unit Bisnis
Bentuk
organisasi unit bisnis dari organisasi dirancang untuk menyelesaikan
masalah-masalah yang terdapat pada struktur fungsional. Suatu unit bisnis, yang
juga disebut sebagai divisi, bertanggung jawab atas seluruh fungsi yang ada
dalam produksi dan pemasaran sebuah produk. Unit bisnis tersebut bertanggung
jawab untuk melakukan perencanaan dan koordinasi kerja dari berbagai fungsi
yang terpisah.
Implikasi terhadap Rancangan Sistem
Jika
kemudahan dalam pengendalian merupakan satu-satunya kriteria, maka semua
perusahaan akan diorganisasikan ke dalam unit-unit bisnis. Hal ini disebabkan
karena dala organisasi unit bisnis, setiap manajer unit harus bertanggung jawab
untuk meningkatkan kemampuan setiap produk yang dihasilkan oleh unitnya guna
menghasilkan laba, melakukan perencanaan, mengkoordinasikan, dan mengendalikan
elemen-elemen yang berpengaruh pada kemampuan itu.
FUNGSI
KONTROLER
Orang
yang bertanggung jawab dalam merancang dan mengoperasikan sistem pengendalian
manajemen disebut sebagai seorang kontroler. Sebenarnya, di banyak organisasi,
jabatan orang ini adalah chief financial officer (CFO).
Kontroler
biasanya menjalankan fungsi-fungsi sebagai berikut:
1.
Merancang
dan mengoperasikan informasi serta sistem pengendalian.
2.
Menyiapkan
pernyataan keuangan dan laporan keuangan (termasuk pengembalian pajak) kepada
para pemegang saham dan pihak-pihak eksternal lainnya.
3.
Menyiapkan
dan menganalisis laporan kinerja, menginterpretasikan laporan-laporan ini untuk
para manajer, menganalisis program dan proposal-proposal anggaran dari berbagai
segmen perusahaan serta mengkonsolidasikannya ke dalam anggaran tahunan secara
keseluruhan.
4.
Melakukan
supervisi audit internal dan mencatat prosedur-prosedur pengendalian untuk
menjamin validitas informasi, menetapkan pengamanan yang memadai terhadap
pencurian dan kecurangan serta menjalankan audit operasional.
5.
Mengembangkan
personel dalam organisasi pengendali dan berpartisipasi dalam pendidikan
personel manajemen dalam kaitannya dengan fungsi pengendali.
Relasi ke Jajaran Organisasi
Fungsi
pengendalian adalah fungsi staf. Meskipun seorang kontroler biasanya
bertanggung jawab untuk merancang maupun mengoperasikan sistem yang
mengumpulkan dan melaporkan informasi, pemanfaatan informasi ini adalah tanggung
jawab jajaran manajemen.
Kontroler
tidak membuat ataupun mendorong pihak manajemen untuk mengambil keputusan.
Tanggung jawab untuk menjalankan pengendalian sesungguhnya berasal dari CEO
lalu turun ke bawah melalui jalur organisasi.
Kontroler Unit Bisnis
Para
kontroler unit bisnis mau tidak mau telah membagi loyalitas mereka. Pada satu
sisi, mereka berutang kesetiaan pada kontroler, korporat, yang memegang
tanggung jawab operasi sistem pengendalian secara keseluruhan. Disisi lain,
mereka juga berutang kesetian pada para manajer di unit mereka, yaitu pihak
kepada siapa mereka memberikan bantuan.
SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN (ACTION CONTROL)
Action control merupakan pengendalian yang kita lakukan dari awal proses
hingga akhir suatu proses dalam kegiatan suatu organisasi, agar proses yang
sedang berlangsung sesuai dengan aturan atau ketentuan yang berlaku. Dengan
adanya kontrol terhadap tindakan, maka diharapkan segala aktivitas yang
dilakukan perusahaan dapat mengarahkan perusahaan pada pencapaian tujuan.
Action control berfokus pada
proses bagaimana cara untuk melakukan pencapaian tujuan, sedangkan result control (pengendalian yang
dibahas pada artikel sebelumnya) lebih berfokus kepada hasil akhir. Untuk lebih
memudahkan, berikut ilustrasinya:
Salesman A
diberikan target untuk mencapai omset 1M dalam waktu 1 tahun. Bila kita hanya
menggunakan result control, maka yang kita lihat adalah apakah salesman A dapat
mencapai omset 1M tersebut. Namun, bila kita kombinasikan dengan Action
control, maka tidak hanya melihat hasil akhir saja melainkan kita juga akan
mengendalikan cara yang dilakukan oleh salesman A dalam pencapaian omset
tersebut.
Action Control terdiri dari
empat bentuk dasar:
1. Behavioral Constraint
Pembatasan
perilaku ini dapat diterapkan secara fisik maupun secara administratif. Banyak
badan usaha menggunakan beberapa bentuk dari pembatas fisik, termasuk kata
sandi pada komputer, dan batas akses terhadap suatu area di mana barang
berharga dan informasi penting disimpan.
Secara
administratif, dapat dilakukan dengan cara melakukan pemisahan fungsi.
Contohnya saja, pemisahan fungsi antara bagian salesman dengan bagian piutang.
Dengan adanya pemisahan antara bagian salesman dengan bagian piutang, maka
bagian salesman tidak dapat melakukan penjualan secara kredit apabila limit
piutang dari customer telah melebihi kebijakan yang ditentukan oleh perusahaan.
Hal ini seringkali dilakukan oleh salesman apabila mereka ingin mencapai target
omset yang ditetapkan sehingga melupakan batasan-batasan yang seharusnya telah
diterapkan oleh perusahaan.
2. Preaction Reviews
Preaction
reviews merupakan
peninjauan kembali terhadap rencana sebelum sebuah rencana mulai dilaksanakan.
Pengendalian ini membutuhkan komunikasi dua arah antara atasan dan para
bawahannya. Setiap akan melakukan aktivitas, para atasan akan memantau apa yang
akan dilakukan dan memberikan masukan apabila ada yang kurang.
Contoh sederhana dalam pengendalian
ini adalah ketika para salesman akan melakukan tugas keliling untuk mencari
order. Para salesman diharuskan membuat rencana kunjungan kepada calon customer
yang akan ditemui. Rencana ini akan diberikan kepada atasan sebelum mereka
melakukan perjalanan keliling mencari customer. Atasan akan mengevaluasi,
memberikan masukan, dan berdiskusi dengan para salesman mengenai rencana yang
akan mereka lakukan.
Proses mengevaluasi rencana,
memberikan masukan kepada salesman itulah yang disebut preaction reviews.
Dengan proses demikian, atasan akan mengetahui dengan cepat apabila ada
keterbatasan yang dimiliki oleh para bawahannya sehingga atasan dapat membuat
rencana untuk melakukan training.
3. Action Accountability
Cara pengendalian ini adalah membuat
kesepakatan atau aturan dalam organisasi bahwa seseorang harus bertanggungjawab
atas hal-hal yang telah ditetapkan. Hal ini dilakukan ada yang bertanggung
jawab terhadap fungsi tertentu dan memastikan proses yang dilakukan berjalan
sesuai dengan yang diharapkan oleh perusahaan. Langkah – langkah yang dilakukan
untuk menerapkan pengendalian ini adalah:
- Mendefinisikan dengan jelas tindakan apa yang dapat diterima oleh perusahaan dan tidak dapat diterima oleh perusahaan.
Dalam mendefiniskan hal ini,
dilakukan dengan jelas agar tidak terjadi hal-hal yang ambigu di kemudian hari.
Sebagai contoh: perhitungan omset tiap salesman. Omset salesman hanya dapat
dihitung apabila customer melakukan pembayaran pada perusahaan dengan diperkuat
adanya bukti penerimaan uang dari kasir. Untuk customer melakukan pembelian
secara kredit, maka omset tidak dihitung pada saat customer melakukan
pembelian, melainkan pada saat pembayaran. Apabila ada retur yang dilakukan
oleh customer bukan karena kesalahan pihak perusahaan (contoh kesalahan pihak
perusahaan: barang cacat), maka omset dari salesman akan dihitung secara netto
yaitu jumlah penjualan dikurangi dengan retur.
- Mengkomunikasikan hal tersebut kepada seluruh elemen perusahaan.
Setelah
mendefiniskan tindakan apa yang dapat diterima oleh perusahaan dan apa yang
tidak, maka hal ini harus dikomunikasikan kepada pihak yang terkait secara
tertulis dan disosialisasikan.
- Observasi atau pelacakan tentang apa yang sebenarnya terjadi.
Hal ini dilakukan setiap saat apabila pada saat
berlangsungnya sebuah kegiatan, ada masalah atau kendala yang dihadapi. Langkah
ini juga dapat dilakukan sebagai proses pengendalian secara berkala. Sebagai
contoh, bagian Internal Audit akan melakukan pengecekan apakah prosedur
penjualan sesuai dengan SOP yang sudah disepakati atau tidak. Apakah ada yang
dilanggar oleh para salesman? Apabila iya, mengapa itu dilanggar? Proses
observasi ini akan berguna untuk perbaikan pengendalian dari perusahaan.
- Pemberian reward atas tindakan baik yang dilakukan oleh karyawan dan punishment atas tindakan karyawan yang tidak benar.
4. Redundancy
Redudancy
adalah pengendalian yang dilakukan apabila ada keraguan dari atasan untuk
menyerahkan sebuah tugas kepada salah satu karyawan, sehingga untuk mengatasi
hal ini atasan akan memberikan pekerjaan yang sama kepada dua/lebih orang.
Redudancy ini biasa dilakukan oleh perusahaan ketika ada staff baru yang masuk.
Ketika para staff baru masuk, biasanya akan ada senior yang mendampingi. Hal
ini dilakukan untuk memastikan bahwa pekerjaan yang dikerjakan oleh staff baru
tersebut dapat terlaksana dengan baik.
Bentuk pengendalian yang ada, tidak dapat berdiri sendiri-sendiri melainkan
harus dikombinasikan agar menjadi sebuah pengendalian yang benar-benar dapat
mengendalikan sumber daya manusia yang ada di perusahaan. Pada artikel
berikutnya akan dijelaskan pengendalian yang terakhir, yaitu: Personnel dan
Cultural control dimana akan dibahas mengenai pengendalian secara personal
dan pengendalian bersama yang diciptakan melalui budaya perusahaan.
No comments:
Post a Comment